Maîtriser la Productivité : Le Système GTD de David Allen

Grâce à ce livre, j'ai pu alléger mon esprit au quotidien en créant des listes de tâches, en planifiant mes rendez-vous avec l'aide de mon assistante, et surtout, en tenant un journal de bord pour rester sur la bonne voie et me libérer des pensées négatives. Je sais que mes idées sont ma meilleure ressource intellectuelle, un atout précieux à explorer et à développer. C'est pourquoi je les note même à 2 heures du matin, pour ne rien laisser échapper.

Ces idées ont été le moteur de plusieurs réalisations. Par exemple, elles m'ont permis de créer et de gérer une auto-école, bien que je n'aie aucune expérience préalable dans ce domaine. Ensuite, forte de cette confiance en mes capacités, j'ai investi dans une salle de sport. Plus important encore, j'ai réussi à allier mes activités commerciales à des actions sociales au sein des Éditions Soma School. Tout cela a été possible grâce aux méthodes éprouvées présentées dans ce livre, qui m'ont guidée dans la gestion des projets, qu'ils soient petits ou grands, personnels ou professionnels.

Au fil du temps, et après avoir expérimenté différentes façons d'organiser mes tâches, souvent notées en vrac au début de la journée, j'ai réalisé qu'une approche plus structurée était nécessaire. C'est ainsi que j'ai décidé de créer une liste de tâches à déléguer, en l'adaptant à mes collaborations tant personnelles que professionnelles. À ce stade, chacun, que ce soit mes filles ou mes collaborateurs, se voit désormais attribuer des missions claires. Pour faciliter cela, je divise ma feuille de travail en plusieurs colonnes, assignant des missions à chaque personne ou notant celles qu'ils gèrent déjà dans le cadre de leurs fonctions.

Adopter de nouvelles habitudes a également été un changement majeur. Par exemple, lorsque je quitte une pièce, je prends toujours un moment pour réfléchir à ce que je dois faire ou emporter avant de sortir, afin d'éviter les allers-retours inutiles. Cette pratique m'a apporté à la fois efficacité et sérénité.

Enfin, pour m'assurer que je suis toujours sur la bonne voie, chaque semaine, je fais un bilan sur ce que je peux améliorer dans mon organisation personnelle et professionnelle. J'évalue les actions nécessaires pour rendre mes filles et mon équipe plus autonomes dans leurs activités. Lorsqu'il s'agit de projets ambitieux, comme l'écosystème que nous développons au sein des Éditions Soma School, je procède avec méthode, en avançant étape par étape, un pas à la fois.

Je suis convaincue que ce livre vous inspirera et vous guidera.

Bonne lecture ! 

Racha Mousdikoudine

Pour qui est ce livre ?

"Getting Things Done" est particulièrement pertinent pour les professionnels, les entrepreneurs, les étudiants, et toute personne qui se sent dépassée par le volume de tâches et d'informations qu'elle doit gérer. Ce livre est également utile pour ceux qui cherchent à améliorer leur productivité personnelle et à atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Imaginez votre esprit comme un espace de stockage limité. Plus vous y accumulez des tâches à retenir, plus il devient encombré et inefficace. David Allen, à travers son ouvrage "Getting Things Done", propose une méthode appelée GTD pour organiser votre travail et libérer votre esprit, vous permettant ainsi de vous concentrer pleinement sur ce qui compte vraiment.

"Getting Things Done", ou GTD, est un livre phare de David Allen qui propose une méthode efficace pour organiser son travail et sa vie personnelle afin d'augmenter la productivité tout en réduisant le stress. Le livre, publié pour la première fois en 2001, a eu un impact majeur sur la manière dont les professionnels gèrent leurs tâches et leurs responsabilités. La méthode GTD repose sur l'idée que notre esprit est fait pour avoir des idées, et non pour les retenir. Ainsi, le but est de libérer l'esprit de tout ce qui l'encombre en externalisant les tâches et les informations dans un système fiable.

Résumé détaillé

Introduction à la méthode GTD La philosophie de base du GTD est que nous avons tous trop de choses à faire et que nous devons toutes les externaliser de notre esprit pour pouvoir nous concentrer efficacement. L'objectif est d'atteindre un état d'esprit calme et détendu, même en étant très productif. Le livre est divisé en trois grandes parties : la première explique pourquoi il est important de gérer son flux de travail, la seconde présente la méthode GTD en détail, et la troisième donne des conseils pour l'implémenter et l'adapter à son quotidien.

1. Capturer (Collecte) La première étape de la méthode consiste à capturer tout ce qui retient votre attention, que ce soit des tâches, des idées, des projets ou des engagements. Cela inclut aussi bien les grandes tâches professionnelles que les petites actions du quotidien. Tout doit être noté dans un système de collecte centralisé, que ce soit sur papier, dans une application, ou tout autre outil de votre choix. L'objectif est de vider complètement son esprit pour être sûr de ne rien oublier.
2. Clarifier (Traitement) Une fois que tout est capturé, il faut clarifier chaque élément. Cela signifie décider ce que chaque élément signifie et ce qu’il nécessite comme action. Si une tâche peut être accomplie en moins de deux minutes, faites-la immédiatement. Sinon, déterminez si elle doit être déléguée, différée, ou si elle fait partie d’un projet plus vaste. Le traitement rigoureux de chaque élément garantit que rien n’est laissé en suspens et que chaque chose a sa place.
3. Organiser L'organisation consiste à placer chaque élément clarifié dans le bon système. Les tâches sont réparties dans des listes selon leur nature : projets, prochaines actions, choses à suivre, etc. Le but est de créer un système de confiance où chaque tâche se trouve à l'endroit où elle doit être, vous permettant ainsi de savoir exactement où regarder pour savoir quoi faire ensuite. Les listes GTD typiques incluent une liste de "Projets", une liste de "Prochaines actions", une liste "En attente" (pour les tâches déléguées), et un calendrier.
4. Réfléchir (Revue) La méthode GTD insiste sur l'importance de la revue régulière. Chaque semaine, vous devez passer en revue toutes vos listes et mettre à jour votre système pour vous assurer que tout est à jour et que rien n'est oublié. Cette revue hebdomadaire est un moment crucial pour maintenir votre système en bon état et pour planifier la semaine à venir.
5. Engager (Action) La dernière étape consiste à prendre des mesures. Avec un système GTD en place, vous pouvez choisir en toute confiance l'action à entreprendre en fonction du contexte, du temps disponible, de votre niveau d'énergie, et de la priorité. L'idée est que, parce que tout est correctement capturé, clarifié, et organisé, vous pouvez vous engager dans l'action sans vous soucier de ce que vous oubliez ou de ce qui pourrait vous échapper.

Voici quelques exemples concrets pour illustrer la méthode GTD de David Allen :

Exemple 1 : Gestion de Projet au Travail

Contexte : Imaginons que vous êtes responsable d'un projet de lancement de produit dans votre entreprise. Ce projet implique plusieurs tâches comme la recherche de marché, la coordination avec les équipes de design et de marketing, et la planification d'une campagne de lancement.

Application de GTD :

1. Capturer : Vous notez toutes les tâches liées au projet, comme "Contacter l'équipe de design pour le packaging", "Rechercher les tendances du marché", "Organiser une réunion avec le département marketing", etc., dans votre système de collecte.
2. Clarifier : Vous déterminez pour chaque tâche ce qui doit être fait. Par exemple, "Contacter l'équipe de design" peut être fait immédiatement si cela prend moins de deux minutes. "Rechercher les tendances du marché" est une tâche plus longue, vous la planifiez pour plus tard.
3. Organiser : Vous créez une liste de "Prochaines actions" qui inclut des tâches spécifiques comme "Envoyer un email à l'équipe de design" et une liste "Projets" où vous placez "Lancement du nouveau produit".
4. Réfléchir : Chaque semaine, vous passez en revue le projet pour voir les progrès, ajuster les priorités et planifier les prochaines étapes.
5. Engager : Vous choisissez chaque jour les tâches à accomplir en fonction de leur priorité, du temps disponible, et de l'urgence du projet.

Résultat : Le projet avance sans que vous soyez submergé. Chaque tâche est gérée au bon moment, ce qui permet de maintenir une vue d'ensemble et de respecter les délais.

Exemple 2 : Gestion de la Vie Personnelle

Contexte : Vous avez plusieurs tâches à gérer dans votre vie personnelle, comme planifier des vacances, organiser une fête d'anniversaire, et réparer une fuite dans la cuisine.

Application de GTD :

1. Capturer : Vous notez des tâches comme "Réserver les billets d'avion", "Acheter des décorations pour la fête", "Appeler le plombier".
2. Clarifier : Vous déterminez les prochaines actions. Par exemple, "Réserver les billets d'avion" nécessite d'abord de vérifier les dates avec votre famille, donc la prochaine action devient "Demander à la famille les dates disponibles".
3. Organiser : Vous créez une liste "Voyage en famille" sous "Projets" et y placez toutes les actions associées. "Acheter des décorations" et "Appeler le plombier" vont dans une liste de "Prochaines actions".
4. Réfléchir : Chaque semaine, vous passez en revue ces projets pour vous assurer que vous avancez bien et que tout est en ordre pour les vacances et la fête.
5. Engager : Vous choisissez d'accomplir les tâches personnelles en fonction de votre disponibilité, par exemple, appeler le plombier pendant une pause déjeuner ou acheter des décorations en rentrant du travail.

Résultat : Vous gérez efficacement vos responsabilités personnelles sans stress, en ayant toujours une vue claire sur ce qu’il reste à faire et en priorisant les tâches importantes.

Exemple 3 : Étudiant Préparant un Examen

Contexte : Vous préparez un examen de fin de semestre et vous avez plusieurs chapitres à réviser, des travaux pratiques à terminer, et des notes à organiser.

Application de GTD :

1. Capturer : Vous notez toutes les tâches nécessaires : "Réviser le chapitre 1", "Terminer le travail pratique de maths", "Organiser les notes de cours".
2. Clarifier : Vous décomposez chaque tâche en actions spécifiques. Par exemple, "Réviser le chapitre 1" peut être divisé en "Lire le chapitre", "Prendre des notes", et "Faire des exercices pratiques".
3. Organiser : Vous créez une liste de "Projets" intitulée "Préparation de l'examen" avec toutes les actions nécessaires. Chaque tâche est placée dans une liste de "Prochaines actions" ou "À faire cette semaine".
4. Réfléchir : Vous passez en revue votre plan chaque semaine pour ajuster les priorités, en fonction de l'approche de l'examen.
5. Engager : Vous vous concentrez chaque jour sur une partie de votre révision, par exemple, "Terminer le travail pratique de maths" aujourd'hui, et "Réviser le chapitre 2" demain.

Résultat : Votre révision est structurée, vous avancez efficacement sans vous sentir submergé, et vous arrivez à l'examen bien préparé.

Conclusion

En conclusion, "Getting Things Done" de David Allen est un guide complet pour ceux qui cherchent à maîtriser leur productivité tout en réduisant le stress. La méthode GTD est simple mais exigeante dans son application ; elle nécessite de la discipline pour capturer, clarifier, organiser, réviser et s'engager systématiquement avec ses tâches. Cependant, les bénéfices en termes de tranquillité d'esprit et d'efficacité personnelle sont considérables.

Suggestions de lecture complémentaire

• "The 7 Habits of Highly Effective People" de Stephen Covey pour une approche plus axée sur les principes de vie et le développement personnel.
• "Deep Work" de Cal Newport, qui explore l'importance de la concentration intense dans un monde de distractions.
• "Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less" de Greg McKeown, qui se concentre sur l'art de dire non et de se concentrer sur l'essentiel.

 

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